学院办公室是学院的党政办事机构，是院领导与各部门领导的中介，是为广大师生服务的，是学院的综合管理部门，是上情下达，下情上汇的枢纽，是学院的窗口。具体负责综合协调、会议组织、督查督办、制发文件、公文处理、材料撰写、报表统计、机要保密、公章印信管理、审计、法律法规、信访、计划生育、公务用车、对外联络、接待及其它日常工作。

学院办公室主任岗位职责

第一条 主持办公室全面工作；

第二条 列席相关会议；

第三条 督促、检查、督办学院重要决定的贯彻执行情况；

第四条 根据领导授权，综合协调学院各部门整体运行和工作关系；

第五条 负责审核和开通院内电话号码；

第六条 开展政策研究，动态反馈，组织拟定学院综合性文字材料；

第七条 落实有关保密工作；

第八条 批阅上级文件,负责学院文件、院长书记讲话稿的拟定与审签；

第九条 专项工作推进；

第十条 信访工作；

第十一条 负责学院综合改革相关事宜；

第十二条 负责服务地方工作办公室相关事宜。

学院办公室副主任岗位职责

第一条 协助主任做好办公室综合行政工作；

第二条 负责合同审核、备案与清理；

第三条 学院品牌保护与维权；

第四条 单位法律咨询服务；

第五条 学院诉讼及仲裁代理或协调等工作；

第六条 党务相关工作；

第七条 负责联系威海教育工作委员会；

第八条 负责学院领导公务活动的服务保障和来宾接待工作；

第九条 负责管理学院公务用车；

第十条 负责总值班管理、协调处理学院应急事务；

第十一条 负责日常会议安排；

第十二条 负责学院网站综合服务管理平台；

第十三条 分管审计工作。

学院办公室秘书（一）岗位职责

第一条 负责党政联席会议议题征集、记录、纪要、上传以及汇总每月督办事项和检视材料；

第二条 历年工作计划；

第三条 负责统计高基报表、状态数据报表及各类政府、驻地相关报表；

第四条 历年工作总结及相关文字工作。

学院办公室秘书（二）岗位职责

第一条 负责党委会会议议题征集、记录、纪要、上传以及汇总每月督办事项和检视材料；

第二条 领导班子民主生活会、政策理论学习等会议记录；

第三条 院发文件的编号、审核、印发与存档；

第四条 党发文件的编号、审核、印发与存档；

第五条 行政规章修改、清理与汇编。

学院办公室秘书（三）岗位职责

第一条 负责专项会议记录及相关材料的整理；

第二条 负责电子政务的收集、传阅、回复；

第三条 机关要件的管理与清退；

第四条 学院公告的审核与发布；

第五条 负责每周活动安排；

第六条 负责全院节假日放假通知、总值班安排的发布；

第七条 负责信访文件的收集、传阅、回复；

第八条 办公室档案的整理、分类、归档； 

第九条 民生110事务处理。

学院办公室秘书（四）岗位职责

第一条 院办网站信息更新；负责及时更新学院通讯录，管理院内办公电话使用； 

第二条 接待手册、桌牌的制作与打印；

第三条 负责公章、印信的刻制、使用和管理；

第四条 介绍信开具、学院常用资料的借阅；

第五条 具有审计职能，负责基本建设和修缮工程项目的现场确认，建筑和修缮材料的质量及数量的验收，工程变更签字、照相等；

第六条 监督、督促一审工作；

第七条 参与学院组织的各类招标、采购、家具验收、废旧设备报废打折出售等工作；

第八条 在学院领导下，接待审计处和上级有关部门的检查指导；

第九条 协助审计处和上级有关部门对学院计划财务预、决算的执行情况的审计和检查做好基础性准备工作，包括审计材料的准备、问题的提前反馈及各部门协调工作；

第十条 负责部门考勤；

第十一条 负责每月的矛盾隐患排查台账填报；

第十二条 部门安全员、负责上报自检自查报告。

学院办公室秘书（五）岗位职责

第一条 负责文印工作；

第二条 负责计划生育；

第三条 负责会议室管理；

第四条 学术报告厅的管理；

第五条 办公楼一楼大屏幕维护；

第六条 负责总值班备品的管理与使用；

第七条 部分副处级以上干部的差旅费报销；

第八条 办公用品采购与管理。

学院办公室车队长岗位职责

第一条 督促、检查车辆的维护保养工作及出车情况记录；

第二条 做好出车前、收车后的检查工作；

第三条 定期办理车辆年审、养路费、运营手续；

第四条 抓好车队人员的劳动纪律和文明驾驶。

学院办公室驾驶员岗位职责

第一条 听从统一调度出车、做好出车情况登记；

第二条 负责车辆的日常检查；

第三条 保持车容整洁。